挨拶文は時候から。結婚式や退職、ビジネス手紙の書き方と披露宴での友人代表等のスピーチ

お詫び状。

出来れば出したくないものです。

しかしだんだん自分の責任範囲が広くなってくれば、部下のミスで詫状を書かざるを得ないことも出てきます。

今回は友人宛のプライベートな詫状でなく、ビジネスの挨拶文ということで考えていきましょう。

まず、手紙だけで済ませようとしてはダメです。

必ず手紙を持参して自らも出向くのです。

手紙だけと言うのは相手が顔も見たくないと言ってる場合のみです。


次に内容です。

ここで決して言い訳してはいけません。火に油を注ぐだけです。

相手に迷惑を掛けたことをわび。今後同じ過ちを繰り返さないためにはどうするのか、また相手に与えた迷惑に対して善後策を述べなければなりません。


では具体的な文例に入りましょう。

時候の挨拶。ごく簡単に、「○○の候、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。」

ご隆盛と言ってはいけません「お前に足を引っ張られて隆盛なわけないだろう」と言われかねません。

相手はまともな心理状態ではないのですから、ちょっとでも刺激する言葉は避けましょう。

「さて、此の度は・・・・」自分の会社がやってしまったことを書面で確認します。

「貴社におかれましては・・・」相手に掛けた迷惑を確認します。

「誠に申し訳ありません。」お詫びします。

ここで読み上げた後、立ちあがって頭を下げるとか土下座するとか、相手の性格や迷惑の度合いに合わせて何かしら身体で表現しましょう。

次回、同じミスを繰り返さない為の方策を述べます。

ここで原因を説明する必要があるでしょうから言い訳にならない程度によく考えて話します。

「急に誰それが入院したもので」それがもし事実であっても言ってはいけません。

相手に「ごまかそうとしている」と思われるだけです。

その場合は理由を言わずひたすら謝りましょう。ただし今後同じことを起こさない為の対策は説明する必要があります。

次に善後策です。

損害賠償できるのならそれに越したことはありません。

その場合は「ご迷惑の度合いを考えればとても金銭で購うことなどできませんが・・・」という意味のことを述べて賠償します。

このとき少しでも「金を返せば良いだろう」という態度を見せたら、その得意先は次回から客ではなくなってしまいます。

さて、ほとんどの場合は損害賠償できないものです。

相手もよほど金銭に困窮していない限り、それは承知していて、どれだけの誠意を見せてくれるのか待っています。

この場合の誠意は金額的なものではありません。

あなたがどれだけ社内調整をしてくれたかと言うことを見極め、今後も取引をするかどうかを見極めようとしているのです。


頑張ってください。


ビジネス書 - livedoor Blog 共通テーマ